Las 11 propiedades que ha de tener un dashboard en la gestión empresarial

La digitalización ha traído a la gestión empresarial un gran volumen de información y de datos que pueden (y deben) ayudarnos a tomar mejores decisiones de negocio. Sin embargo, los datos, por sí mismos, no valen nada si no tenemos la capacidad de extraer conocimiento de ellos.

¿De qué nos sirve tener acceso a muchas fuentes de información si únicamente nos quedamos con el dato estadístico? ¿Para qué vale saber que hemos crecido un x% si no analizamos las causas y optimizamos nuestra estrategia en base a ello?, en definitiva: ¿de verdad sacamos partido a todos los datos y métricas que tenemos?

Aquí, el tiempo, entre otras cosas, juega un papel muy importante. Ocurre, que en ocasiones, conocemos las fuentes, sabemos de la existencia de (casi) todas las métricas e incluso, entendemos el valor que nos podría aportar hacer un análisis exhaustivo de las mismas… pero, lamentablemente, muchas veces la gestión empresarial es más de acción que de reflexión. No llegamos a todo y no nos podemos permitir, emplear recursos de tiempo y personal en acudir a muchas fuentes de datos diferentes, seleccionar, filtrar, descargar… de forma reiterada. ¿Cuántas horas de vuestra vida habéis perdido “picando” datos? 😉

Ver para creer

Como decíamos al inicio, la digitalización ha traído un gran volumen de información… pero a su vez, la tecnología también nos facilita soluciones, y una de ellas, son los cuadros de mando que no son más que plataformas para la visualización de datos.

Sin embargo, tienen un objetivo muy claro: ayudarnos a tomar mejores decisiones de negocio como consecuencia de una mejor gestión a partir de los datos. Es decir, han de ofrecernos la posibilidad de ver toda la información relevante para la toma de decisiones, de forma sencilla, ágil y usable, sin necesidad de acudir a diferentes fuentes ni tener que hacer análisis diferenciados.

Necesitamos ver los datos, para creer en las soluciones a partir de ellos… pero hemos de verlos a nuestra manera y que nos hagan la vida más fácil, atendiendo al siguiente decálogo:

1. Integrabilidad: un cuadro de mando ha de poder integrar diferentes fuentes de información para, en un mismo sitio, poder ver los datos que necesitamos. 
2. Trazabilidad: además, en ocasiones necesitamos cruzar los datos de diferentes fuentes para análisis concreto y, nuestro cuadro de mando nos ha de permitir, tener toda la información en un mismo dashboard y, que a su vez, podamos hacer análisis cruzados.
3. Solidez: la herramienta que nos ocupa, ha de ser el eje de nuestra estratégia y, por tanto, ha de ser un elemento sólido, duradero y resistente. No podemos permitirnos que esté caído, haya filtraciones o errores constantes.
4. Temporalidad: hemos de tener acceso a la información en tiempo real constantemente para poder tomar decisiones, y, a la vez, poder conocer los históricos y la evolución, para determinar tendencias y causas.
5. Accesibilidad: en un mundo cada vez más globalizado, con el teletrabajo ganando terreno por momentos, nuestra herramienta de gestión empresarial no puede estar ligada a un dispositivo en exclusiva. Tenemos que poder acceder a él en cualquier lugar y en cualquier momento.
6. Personalización: no todas las empresas son iguales ni tienen los mismos objetivos y, por ello, nuestro cuadro de mando ha de ser nuestro, mostrándonos la información que nosotros necesitamos y, como nosotros la necesitamos.
7. Seguridad: que nuestro cuadro de mando sea integrable con diversas fuentes y accesible desde distintos dispositivos, no es incompatible con que sea seguro, al contrario. Nuestro dashboard va a tener información confidencial y hemos de garantizar que esté segura y que tenga distintos grados de permisos en función de necesidades.
8. Automatización: el valor que aportamos a la empresa, no viene de las tareas manuales que ejecutemos, sino de la cualificación de las mismas e inteligencia que apliquemos a la toma de decisiones. Por ello, no podemos perder tiempo en funciones que se pueden automatizar.
9. Sencillez: tomar decisiones, ya es algo complejo de por sí, pero si encima tenemos que lidiar con una visualización de datos que nos complica la tarea, las posibilidades de éxito, se reducen. Nuestro dashboard ha de ser sencillo e intuitivo, mostrándonos la información concisa que necesitamos.
10. Flexibilidad: los tiempos cambian y, que un cuadro de mando sea el idóneo ahora, no significa que lo vaya a ser siempre. Por ello, nos ha de garantizar la adaptabilidad a las nuevas necesidades: ha de ser lo suficientemente flexible, para que podamos  incluir, eliminar o modificar datos y funcionalidades en función de nuevas necesidades. 
11. Interactividad: con el objetivo de poder hacer diferentes análisis en función de distintas necesidades, un cuadro de mando no puede ser un elemento estático. Ha de ser interactivo, permitiendo a los distintos sujetos que lo operen, obtener la información que precisen en un mismo dashboard.

Ahora, te estarás preguntando cuál es la herramienta para poder crear tu cuadro de mando y… la respuesta es que hay muchísimas y cada una con sus particularidades, así que, lo cierto y paradójico, es que la herramienta “es lo de menos” (o casi). Cada empresa tiene sus propias necesidades y, por tanto, no hay una herramienta universal para todas ellas, sino que, en función de lo que necesitemos, optaremos por una u otra: Power BI, Google Data Studio, Tableau, Klipfolio… ¡el abanico de posibilidades es enorme! 

Por ello, antes de preguntarte, ¿qué herramienta elijo para la gestión de mi empresa? te invitamos a que respondas a ¿para qué necesito un cuadro de mando? ¿en qué me va a ayudar? En cuanto tengas la respuesta, te animamos a que leas los 10 pasos necesarios para implementar un cuadro de mando, y comiences a optimizar tu tiempo, decisiones y recursos 🙂

Marta Navarro Saiz

Project Manager en Smartup