Implementar un cuadro de mando en 10 pasos

Tener un cuadro de mando que recoja toda la información que necesitamos para la gestión empresarial, nos puede ayudar a tomar mejores decisiones de negocio. Tal y como adelantamos en una publicación previa, un cuadro de mando ha de asegurar que cumple las 11 propiedades indispensables para lograr este objetivo.

No obstante, el día a día de una empresa, comprende muchísima información por lo que, poner en marcha un dashboard óptimo, no es una tarea trivial. Son muchas fuentes, ínfimas posibilidades de mostrar los datos, diferentes posibles agentes que lo necesiten en su día a día para diversas tareas… empezar la casa por el tejado, es una opción que nos puede acarrear consecuencias indeseables.

Por ello, y porque un dashboard tiene la finalidad de hacernos la vida más fácil, la planificación es fundamental a la hora de ponerlo en marcha. Para ello, nuestra metodología para crear el mejor dashboard para cada empresa, pasa por los siguientes 10 pasos:

1.- Enfoque estratégico: antes de comenzar a elaborar un cuadro de mando, es fundamental que tengamos claro cuál es el enfoque estratégico de la compañía, ya que esto, nos determinará cómo ha de ser nuestro dashboard.
Un cuadro de mando ha de ser el eje sobre el que gire la estrategia de la compañía y nos ha de servir para tomar decisiones, por lo que ha de representar la misión, visión y valores de la compañía.
Para ello, realizar un análisis DAFO o una cadena de valor de Porter, pueden ser dos ejercicios interesantes que nos ayuden a poner sobre la mesa, qué es lo que necesitamos en nuestro cuadro de mando.

2.- Definición de objetivos: lo que no se mide, no existe y, por ello, es fundamental que la compañía establezca unos objetivos que le permitan definir mecanismos de control al desempeño de la actividad. Por ello, en función de cuál sea el enfoque estratégico, tendremos unos objetivos u otros, pero hemos de garantizar que sigan una filosofía SMART.

• Específicos (Specific): ¿qué queremos conseguir? -> Vender más. 
• Medibles (Measurable): ¿cuánto más queremos vender? -> Un 20% más
• Alcanzables (Attainable): ¿cómo vamos a conseguir ese objetivo? -> Invirtiendo x 
• Realistas (Realistic): ¿es realista tratar de vender un 20% más con los recursos que disponemos? -> sí
• En el tiempo (Time): ¿en cuánto tiempo queremos lograr este objetivo? -> en un año.

Tener objetivos SMART nos ayuda a motivarnos y a establecer los mecanismos necesarios para lograrlos: definirlos de forma demasiado ambiciosa e irreal o sin temporalidad, puede lograr el efecto contrario e ir precisamente en nuestra contra. 

3.- Identificación de KPIs: una vez que tenemos claro cuáles son nuestros objetivos globales, tenemos que definir cuáles son los KPIS con los que vamos a evaluar el desempeño. Es decir, nuestro objetivo global como compañía puede ser vender un 20% más en un año, pero para ello, en una estrategia omnicanal, contamos con distintos canales que, cada uno, ejerce su papel y forma parte de una estrategia global. Por poner un ejemplo, las redes sociales, puede que no hagan un trabajo directo orientado a la venta, pero sí que trabajarán la vinculación y fidelización de los usuarios que, podrán terminar comprando en la web o tienda… ¿cómo medimos la vinculación? ¿qué entendemos por fidelidad?
Hemos de ser capaces de definir objetivos para cada área de actuación y de identificar los indicadores con los que vamos a medir dicho rendimiento.

4.- Enumeración de fuentes: no podemos empezar la casa por el tejado y, a sabiendas de que el que nos ocupa, será el cuadro de mando principal de la compañía, ha de tener una planificación adecuada. Por ello, antes de ponernos a ejecutar, nuestra recomendación es que listemos todas las fuentes que querremos incluir en el dashboard: ¿qué información necesitamos ver en nuestro día a día para corregir posibles desviaciones y lograr los objetivos de la compañía?

5.- Planificación de la estructura y organización: llegados a este punto, tendremos un gran volumen de información pero, antes de ponernos a ejecutar o escoger una plataforma de forma aleatoria, es preciso que hagamos un plan de medición.
¿Con qué granularidad nos interesa ver los datos? ¿necesitamos que nos envíe un informe diario de resultados? ¿podremos cruzar datos de distintas fuentes? Son muchas las preguntas que nos tenemos que hacer, pero, una vez tengamos claro cuáles son los requisitos que necesitamos y la estructura que más nos interesa, será entonces cuando podamos elegir la plataforma que vamos a utilizar como cuadro de mando.

6.- Elección de la plataforma: dicho lo cual, elaboraremos una investigación para determinar cuál es la herramienta que se adapta mejor a lo que estamos buscando. Es importante que este paso sea después de los anteriores, porque no hemos de adaptar la información a la herramienta porque podremos limitarnos sino que al revés, hemos de tener claro qué necesitamos y poner la tecnología a nuestro servicio.

7.- Desarrollo del cuadro de mando: un vez tenemos todo listado y bien definido y, sólo entonces, comenzaremos el desarrollo del cuadro de mando y aquí, es fundamental que el desarrollo lo realice alguien que conozca la herramienta y sus funcionalidades.
De lo contrario, además de emplear más recursos de lo necesario en el desarrollo, probablemente, no le saquemos todo el partido posible, y recordemos que el cuadro de mando nos tiene que ayudar a tomar mejores decisiones.

8.- Comprobación: parece obvio, pero muchas veces este paso acaba pasado por alto y luego, hay que volver sobre lo andado. Estamos cruzando muchas fuentes de información y, una vez esté todo automatizado y en funcionamiento, irá rodado… pero en este punto de partida, es importante que vayamos a la fuente original y comprobemos que el dato es real y que se muestra tal y como nosotros queremos que se muestre.

9.- Adaptación y modificaciones: es muy probable que, a medida que vayamos viendo el resultado o que el propio desarrollo de la actividad empresarial lo precise, necesitemos adaptar el cuadro de mando a las diferentes necesidades.
De ahí, que sea fundamental la buena planificación al inicio para anticiparnos a los cambios, pero, en cualquier caso, es muy importante tener en cuenta que el dashboard ha de tener la suficiente adaptabilidad al devenir de la compañía.

10.- Control y aprendizaje: un dashboard no ha de quedarse en un cuadro de mando que acompañe los resultados, sino que ha de ser el eje sobre el que tomar decisiones en la empresa. Por ello, nuestra recomendación es acompañar el cuadro de mando con mecanismos de control regulares: establecer puntos de inflexión y reflexión. Esto es, elaborar un informe mensual, por ejemplo, en el que analizar los resultados obtenidos en el mes pasado, la posición frente al objetivo marcado y, sobre todo, los porqués de estos, a partir del cuadro de mando. De dicho informe, hemos de obtener aprendizajes que nos permitan marcarnos próximos pasos e hitos para medir la evolución. En definitiva, echar el freno y mirar para atrás, para reorientar el camino por el que hemos de ir hacia delante.

Por último, destacar que creemos que es muy importante la formación y cultura internas al equipo implicado en este aspecto: a veces nos cuesta adaptarnos a los cambios, pero si transmitimos las ventajas que nos puede aportar, el proceso será mucho más sencillo y la percepción, positiva. 

En definitiva, un cuadro de mando ha de ser el eje sobre el que gire la estrategia global de la compañía y propia de cada canal, por lo que, de una buena planificación, vendrá determinado el éxito en la toma de decisiones.

Marta Navarro Saiz

Project Manager en Smartup